Para proveedores / Contratos y privacidad
Crear un aviso de privacidad para tu actividad de cursos
Qué debe incluir tu aviso, por qué complementa los avisos de courseplanner y cómo prepararlo, revisarlo y añadirlo.
Vista previa de desarrollo: artículo preparado localmente, todavía no publicado. Orientación general, no asesoramiento jurídico individual.
Para proveedores en Alemania. Ten preparados tus procesos operativos y documentos contractuales actuales.
¿Qué es un aviso de privacidad?
En tu aviso explicas a las personas cuyos datos tratas quién es responsable, qué datos utilizas, con qué fines y base jurídica, y qué derechos tienen. En tu actividad de cursos puede abarcar datos de reserva, comunicación sobre sesiones, gestión de asistencia y facturación.
El aviso es información, no un consentimiento general. Un texto por sí solo no legitima un tratamiento ilícito. Necesitas una base jurídica adecuada para cada tratamiento y debes cumplir realmente los procesos descritos. Una sesión de prueba gratuita o una pequeña empresa también pueden tratar datos personales y tener obligaciones de información.
Esta guía se dirige a proveedores de cursos en Alemania sujetos al RGPD. Te ayuda a prepararte, pero no es asesoramiento jurídico individual ni una plantilla lista para usar. Para otros países, sectores especiales o tratamientos inusuales, solicita una evaluación específica.
¿Por qué además de los avisos de courseplanner?
courseplanner describe en sus avisos el tratamiento de datos de la plataforma. Tú describes aquel del que es responsable tu empresa. La plataforma no puede saber si además imprimes listas, entregas documentos a contabilidad, envías tu propio boletín o utilizas una herramienta externa de videoconferencia.
Si usas listas propias u otros sistemas además de courseplanner, describe también ese tratamiento en tu aviso. Incluye especialmente el fin, los permisos de acceso y el plazo de conservación.
Para operaciones administrativas acordadas y sujetas a instrucciones, courseplanner puede actuar como encargado del tratamiento. Esto se regula en el acuerdo de encargo. No implica que courseplanner sea únicamente encargado en todos los tratamientos ni que asuma tus obligaciones de información. Comprueba los roles según los contratos actuales y los procesos reales.
| Documento | Para qué sirve |
|---|---|
| Tu aviso de privacidad | Información sobre el tratamiento de datos personales bajo tu responsabilidad. |
| Avisos de privacidad de courseplanner | Información sobre el tratamiento propio de la plataforma. |
| Acuerdo de encargo del tratamiento (AVV) | Acuerdo entre responsable y encargado; no sustituye la información a los participantes. |
| Condiciones propias de los cursos | Reglas contractuales de tus servicios; tampoco sustituyen un aviso de privacidad. |
¿Qué información debes reunir primero?
Empieza por tus procesos, no por un generador. Recorre una participación típica desde el primer contacto hasta la última factura. Incluye operaciones fuera de courseplanner. Un sitio web propio con cookies, herramientas de análisis o formularios necesita información adecuada; una mera referencia a la reserva del curso no lo cubre.
Anota para cada operación las personas afectadas, datos necesarios, fin, base jurídica, personas con acceso, prestadores, lugares de almacenamiento, momento de eliminación y vía de información. Esta lista de trabajo no es una plantilla para publicar; te ayuda a reunir los datos correctos.
- Enumera contacto, reserva, participación, mensajes del curso, facturas y, si procede, reclamaciones.
- Registra tus herramientas: por ejemplo, correo, contabilidad, listas impresas o videoconferencias. Incluye solo servicios que utilices realmente.
- Distingue entre quienes reservan, los participantes reales y, si corresponde, padres o tutores.
- Revisa la documentación de los prestadores, los acuerdos de encargo, subencargados y posibles accesos desde terceros países. No afirmes que «todo permanece en la UE» sin comprobarlo.
- Define quién tramita las solicitudes de derechos de protección de datos y qué dirección de contacto accesible se publicará.
¿Qué debe incluir tu aviso de privacidad?
Usa estos puntos como lista de comprobación de los artículos 13 y 14 del RGPD. Los datos necesarios en cada caso dependen del tratamiento. Escribe de forma clara y concreta; «Tratamos datos conforme al RGPD» no responde a las preguntas de los participantes.
| Tema | Qué debes describir |
|---|---|
| Responsable y contacto | Nombre legal completo, datos de contacto accesibles y representante si corresponde. La marca por sí sola no basta si no identifica a la persona o sociedad responsable. |
| Delegado de protección de datos | Datos de contacto si se ha designado uno. El correo general de privacidad no es automáticamente el contacto de un delegado formalmente designado. |
| Fines y bases jurídicas | Por separado para cada operación: ¿qué ocurre y por qué? Si invocas intereses legítimos, identifica también el interés concreto. Contrato, obligación legal y consentimiento no son intercambiables libremente. |
| Datos y procedencia | Explica de forma comprensible qué datos se tratan. Si proceden de otras fuentes, incluye especialmente las categorías y su origen. |
| Destinatarios | Destinatarios o categorías, como prestadores contratados y entidades realmente implicadas. Los roles deben corresponder a la realidad. |
| Transferencias a terceros países | Si se prevén: países de destino o transferencias correspondientes, fundamentos de protección aplicables y cómo obtener información sobre las garantías. |
| Conservación | Plazo concreto o criterios comprensibles por tipo de datos. Distingue las listas de cursos necesarias por poco tiempo de los documentos sujetos a conservación legal. |
| Derechos | Acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, bajo sus requisitos legales; también el derecho a reclamar ante una autoridad de control. |
| Consentimiento | Si es la base: posibilidad de retirarlo para el futuro sin afectar a la licitud del tratamiento anterior. |
| Datos obligatorios | Si los datos son necesarios por ley o contrato, si existe obligación de facilitarlos y qué consecuencias tiene no aportarlos. |
| Decisiones automatizadas | Cuando corresponda: información sobre decisiones automatizadas, incluido el perfilado, su lógica y significado. No afirmes ni su existencia ni su ausencia sin comprobarlo. |
¿Cómo eliges las bases jurídicas y los plazos de conservación?
Asigna a cada fin una base jurídica revisada. La ejecución necesaria de un contrato con la persona afectada puede basarse en el artículo 6, apartado 1, letra b, del RGPD; las obligaciones legales de documentación pueden tener otra base. Si alguien reserva para otra persona, esta no es automáticamente parte contractual. No extiendas sin comprobar la base contractual a todos los implicados.
El consentimiento no es una solución universal cómoda. La publicidad adicional, las fotos u otros usos opcionales requieren una comprobación separada. Reservar o publicar tu aviso no concede un permiso general para ello. Si invocas intereses legítimos, considera también los intereses y derechos de las personas afectadas.
No prometas eliminar inmediatamente todos los datos después de un curso si debes conservar facturas. Tampoco prometas conservarlos indefinidamente. Consulta los plazos adecuados con asesoría de protección de datos y, para documentos fiscales, con tu asesoría fiscal. Los plazos de courseplanner no se trasladan automáticamente a tus exportaciones o documentos en papel.
¿Cómo elaboras un aviso adecuado?
Un buen aviso describe tu actividad concreta y se entiende sin conocimientos jurídicos previos. Puedes partir de un texto actualizado y adecuado para tu actividad; sigues siendo responsable de su integridad y exactitud. No copies simplemente el aviso de otro proveedor o de courseplanner.
Los generadores y la IA pueden ayudar a crear una estructura o un borrador, pero no conocen de forma fiable tus contratos, herramientas y procesos. Comprueba la actualidad, el ámbito jurídico, las operaciones cubiertas y los derechos de uso de una plantilla. No subas listas de participantes ni documentos confidenciales a cualquier herramienta. Un texto generado no demuestra una revisión jurídica.
- Haz el inventario del apartado anterior y resuelve las dudas sobre prestadores y plazos de conservación.
- Organiza el texto por responsable, operaciones de tratamiento, destinatarios, conservación y derechos. Una fecha o versión facilita el mantenimiento.
- Describe cada operación real de forma breve y concreta. Elimina bloques de plantilla que no correspondan y añade las operaciones que falten.
- Solicita revisión profesional de las dudas sobre bases jurídicas, transferencias internacionales, menores o datos especiales.
- Contrasta el texto con los ajustes técnicos y los procesos reales. Una redacción no cambia la configuración del sistema.
- Pide una lectura a alguien sin conocimientos previos. Después comprueba enlaces, correo, legibilidad móvil y PDF exportado.
¿Cómo añades el aviso en courseplanner?
Tu propio aviso de privacidad es obligatorio en courseplanner. Durante la configuración y después en los ajustes del proveedor, en «Contrato y privacidad», introduces la razón social completa, la dirección de la empresa y un correo público de privacidad. Estos contactos se destinan a publicación. No incluyas datos de participantes, contraseñas ni notas internas.
En «Tu aviso de privacidad», elige texto o PDF. El texto debe tener entre 100 y 60.000 caracteres. El PDF puede tener como máximo 512 KiB y debe ser estático y sin cifrar, sin contenidos activos ni adjuntos incrustados. Un enlace externo por sí solo no sustituye al texto completo o al PDF en este campo. Siempre que sea posible, usa PDF con texto seleccionable y estructura legible, no simples escaneos.
Puedes utilizar títulos, negrita, cursiva, subrayado, viñetas, listas numeradas y enlaces. El límite de caracteres se refiere al texto visible. Comprueba el formato en «Vista previa del texto»; tras guardar también se conserva en la vista de texto publicada.
Revisa la vista previa o el PDF. Confirma su publicación y la exactitud de los datos. Los acuerdos de proveedor pendientes y la autorización de representación se confirman por separado. «Guardar» ejecuta los pasos necesarios. Cuando todo se complete correctamente, «Siguiente» te lleva al próximo paso. Guardar el aviso por sí solo todavía no publica tu perfil de proveedor.
En cambios posteriores puedes conservar un PDF existente y modificar, por ejemplo, el correo de contacto. Una versión nueva exige confirmar de nuevo su publicación. La empresa y la dirección de un acuerdo existente no pueden cambiarse silenciosamente; para ello se prevé una revisión por atención al cliente.
En el mismo formulario gestionas el aviso legal obligatorio, las condiciones opcionales de los cursos y la información de desistimiento adecuada a tus ofertas. El aviso de privacidad no sustituye estos documentos. La vista común de documentos legales públicos enlaza la información individual del proveedor y los documentos de courseplanner.
¿Cuándo y cómo deben recibir la información los participantes?
En la recogida directa, la información debe estar disponible, por regla general, al recoger los datos. courseplanner prevé mostrar el aviso antes de introducir datos de reserva. Tus propios formularios, correos y procesos presenciales también deben cumplirlo; un enlace en algún lugar de la web no resuelve todas las situaciones.
Si alguien reserva para otra persona, también debes garantizar que esta reciba la información. En la recogida indirecta se aplica el artículo 14 del RGPD: generalmente en un plazo razonable, como máximo un mes; si hay comunicación o revelación antes, en ese momento anterior. Las excepciones deben analizarse caso por caso; el mes no es un aplazamiento general.
Con menores, el lenguaje y la vía de información deben adecuarse a la edad y tener en cuenta a los tutores. Un mensaje solo a quien reserva no demuestra automáticamente que todas las personas afectadas estén informadas. Documenta tu vía de información.
Con la casilla de publicación del formulario de proveedor confirmas tus datos. No es un consentimiento de los participantes. Para usos adicionales que requieran consentimiento necesitas un proceso separado y adecuado.
¿Qué errores debes evitar?
Evita un aviso limitado a cookies de la web que no trate las reservas y la actividad de cursos. Evita también enumerar servicios ajenos que no usas, promesas generales sobre ubicación y conservación de datos o un consentimiento obligatorio para todo.
No publiques nombres de participantes, descripciones de casos, diagnósticos ni otros datos confidenciales. Las condiciones para proveedores de courseplanner excluyen ofertas médicas o específicas para enfermedades y la solicitud de datos de salud. Un párrafo en el aviso no elimina esa restricción.
Utiliza los mensajes del curso para el curso reservado. Tu propio aviso no autoriza publicidad arbitraria ni mensajes con otros fines. Revisa nuevos fines de tratamiento antes de introducirlos y adapta a tiempo la información y los procesos reales.
Un archivo aceptado o un estado de guardado correcto comprueba requisitos técnicos, no la integridad jurídica de tu texto.
¿Dónde puedes obtener ayuda?
Para una revisión adaptada a tu actividad, acude a un abogado con experiencia en protección de datos. Un delegado existente o una asesoría cualificada puede ayudarte especialmente con el inventario, los roles, los procesos y las obligaciones de información; aclara el alcance concreto del servicio.
La Conferencia de Autoridades de Protección de Datos enlaza a las autoridades federales y de los estados alemanes. Allí encontrarás orientación oficial y contactos sobre competencias. Muchas empresas privadas de cursos dependen de una autoridad del estado; en Baviera, los ámbitos público y privado están separados. Una autoridad no sustituye un encargo individual de redacción contractual o documental.
A través de la BRAK puedes comprobar la habilitación de abogados y encontrar vías de búsqueda. El registro no acredita especialización en protección de datos. Pregunta por experiencia con proveedores de cursos, reservas en línea y los servicios que utilizas.
Para preguntas sobre el campo de entrada, el formato PDF o un error de guardado, el servicio de courseplanner te ayuda mediante el enlace de contacto al final de esta página. La ayuda técnica no es una aprobación jurídica individual. Indica el paso afectado y un mensaje de error depurado; no envíes datos de participantes.
Lista de comprobación antes de publicar
Repasa estos puntos después de cada cambio importante. Conserva la versión revisada para tu documentación y define quién mantendrá el aviso en adelante.
- El nombre legal, la dirección y el contacto de privacidad son correctos y accesibles.
- Se han considerado todas las operaciones reales, grupos de personas afectadas y servicios utilizados.
- Están aclarados los fines, bases jurídicas, destinatarios, posibles transferencias a terceros países y plazos de conservación.
- Los derechos y vías de información, también para personas inscritas por otras, se describen de forma comprensible.
- El texto y la configuración no se contradicen; no hay datos confidenciales.
- El archivo es legible y se ha guardado correctamente. Las dudas jurídicas están resueltas antes de confiar en el texto.
Fuentes y fecha
Investigación revisada el 16 de octubre de 2026. Se aplican las normas vigentes y tus circunstancias concretas. El documento breve enlazado de la DSK está fechado el 16 de enero de 2018 y sirve de orientación; no es una aprobación actual de un caso individual.
Atribución de la orientación de la DSK: Conferencia de las Autoridades Independientes de Protección de Datos de la Federación y los Estados (Datenschutzkonferenz). Licencia de datos de Alemania – Atribución – Versión 2.0. Las explicaciones de esta página son una elaboración propia adaptada a proveedores de cursos.