Pour les prestataires / Contrats et protection des données
Rédiger la politique de confidentialité de votre activité de cours
Découvrez le contenu de votre propre politique de confidentialité, pourquoi elle complète celle de courseplanner et comment la préparer, la faire vérifier et l’enregistrer.
Aperçu de développement : guide préparé localement, pas encore publié. Orientation générale, sans conseil juridique personnalisé.
Pour les prestataires en Allemagne. Préparez vos procédures de travail et vos documents contractuels actuels.
Qu’est-ce qu’une politique de confidentialité ?
Dans votre politique de confidentialité, vous expliquez aux personnes dont vous traitez les données qui en est responsable, quelles données vous utilisez, pour quelles finalités, sur quelle base et quels sont leurs droits. Pour votre activité de cours, cela concerne par exemple les données de réservation, les communications relatives à une séance, la gestion des présences et la facturation.
Cette politique est une information, pas un consentement global. Un texte seul ne rend pas licite un traitement illicite. Vous devez disposer d’une base juridique adaptée à chaque traitement et respecter réellement les procédures décrites. Une séance d’essai gratuite ou une petite entreprise peut aussi traiter des données personnelles et avoir des obligations d’information.
Ce guide s’adresse aux prestataires de cours en Allemagne soumis au RGPD. Il vous aide à préparer votre démarche, mais ne constitue ni un conseil juridique personnalisé ni un modèle prêt à l’emploi. Pour d’autres pays, des secteurs particuliers ou des traitements inhabituels, faites examiner votre situation séparément.
Pourquoi une politique en plus des informations de confidentialité de courseplanner ?
courseplanner décrit dans ses propres informations de confidentialité les traitements effectués par la plateforme. Vous décrivez ceux dont votre entreprise est responsable. La plateforme ne peut pas savoir si vous imprimez également des listes, transmettez des documents à votre comptabilité, gérez votre propre newsletter ou utilisez un outil de visioconférence externe.
Si vous utilisez vos propres listes ou d’autres systèmes en plus de courseplanner, décrivez également ces traitements dans votre politique de confidentialité. Précisez notamment la finalité, les droits d’accès et la durée de conservation.
Pour les opérations de gestion convenues et soumises à vos instructions, courseplanner peut agir comme sous-traitant. Cela est régi par l’accord de traitement des données. Cela ne signifie pas que courseplanner est uniquement sous-traitant pour tous les traitements ni qu’il assume vos obligations d’information. Vérifiez les rôles à partir des contrats actuels et des procédures réelles.
| Document | À quoi sert-il ? |
|---|---|
| Votre politique de confidentialité | Informer sur le traitement des données personnelles relevant de votre responsabilité. |
| Informations de confidentialité de courseplanner | Informer sur les traitements propres à la plateforme. |
| Accord de traitement des données (AVV) | Accord entre le responsable du traitement et le sous-traitant ; il ne remplace pas l’information des participants. |
| Vos conditions générales de cours | Règles contractuelles de vos prestations ; elles ne remplacent pas non plus une politique de confidentialité. |
Quelles informations réunir en premier ?
Commencez par vos procédures, pas par un générateur. Parcourez une participation type, du premier contact à la dernière facture. Recensez aussi les opérations en dehors de courseplanner. Votre propre site avec des cookies, des outils d’analyse ou des formulaires de contact nécessite une information adaptée ; un simple renvoi à la réservation de cours ne suffit pas.
Pour chaque opération, notez les personnes concernées, les données nécessaires, la finalité, la base juridique, les personnes autorisées à accéder aux données, les fournisseurs, les lieux de stockage, la date de suppression et le moyen d’information. La liste de travail suivante n’est pas un modèle à publier ; elle vous aide à réunir les bonnes informations.
- Recensez les prises de contact, réservations, participations, messages relatifs aux cours, factures et éventuelles réclamations.
- Recensez vos outils : par exemple e-mail, comptabilité, listes imprimées ou visioconférences. Ne citez que les services réellement utilisés.
- Distinguez les personnes qui réservent, les participants réels et, le cas échéant, les parents ou représentants légaux.
- Vérifiez les documents des fournisseurs, les accords de traitement des données, les sous-traitants ultérieurs et les éventuels accès depuis des pays tiers. Ne reprenez pas sans vérification une affirmation générale comme « tout reste dans l’UE ».
- Définissez qui traite les demandes relatives aux droits sur les données et quelle adresse de contact joignable sera publiée.
Que doit contenir votre politique de confidentialité ?
Utilisez ces points comme liste de vérification des articles 13 et 14 du RGPD. Les informations nécessaires dans un cas précis dépendent du traitement. Écrivez de façon claire et concrète ; « nous traitons les données conformément au RGPD » ne répond pas aux questions des participants.
| Sujet | Ce que vous devez décrire |
|---|---|
| Responsable du traitement et contact | Nom juridique complet, coordonnées joignables et, le cas échéant, représentant. Le nom de marque seul ne suffit pas s’il ne permet pas d’identifier la personne ou la société responsable. |
| Délégué à la protection des données | Coordonnées si un délégué à la protection des données a été désigné. L’e-mail général de confidentialité n’est pas automatiquement le contact d’un délégué officiellement désigné. |
| Finalités et bases juridiques | Pour chaque opération séparément : que se passe-t-il et pourquoi ? En cas d’intérêts légitimes, nommez aussi l’intérêt précis. Le contrat, l’obligation légale et le consentement ne sont pas librement interchangeables. |
| Données et provenance | Expliquez clairement quelles données sont concernées. Pour les données provenant d’autres sources, précisez notamment les catégories et la provenance. |
| Destinataires | Destinataires ou catégories de destinataires, par exemple les fournisseurs mandatés et les organismes réellement impliqués. Les rôles doivent correspondre à la réalité. |
| Transferts vers des pays tiers | S’ils sont prévus : pays destinataires ou transferts concernés, fondements de protection applicables et manière d’obtenir des informations sur les garanties. |
| Conservation | Durée précise ou critères compréhensibles pour chaque type de données. Distinguez les listes de cours utiles brièvement des documents soumis à une obligation légale de conservation. |
| Droits | Accès, rectification, effacement, limitation, portabilité et opposition, dans les conditions prévues par la loi ; ainsi que le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. |
| Consentement | Lorsqu’il constitue la base juridique : possibilité de le retirer pour l’avenir, sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur. |
| Informations requises | Indiquez si les données sont nécessaires légalement ou contractuellement, si leur fourniture est obligatoire et quelles sont les conséquences de leur absence. |
| Décisions automatisées | Le cas échéant : informations sur les décisions automatisées, y compris le profilage, leur logique et leur importance. N’affirmez ni leur existence ni leur absence sans vérification. |
Comment choisir les bases juridiques et les durées de conservation ?
Associez à chaque finalité une base juridique vérifiée. L’exécution nécessaire d’un contrat avec la personne concernée peut se fonder sur l’article 6, paragraphe 1, point b du RGPD ; les obligations légales de documentation peuvent avoir une autre base. Lorsqu’une personne réserve pour quelqu’un d’autre, ce dernier n’est pas automatiquement partie au contrat. N’appliquez donc pas sans examen la base contractuelle à toutes les personnes impliquées.
Le consentement n’est pas une solution universelle de facilité. La publicité supplémentaire, les photos et les autres utilisations facultatives doivent être examinées séparément. Une réservation ou la publication de votre politique de confidentialité ne donne pas une autorisation générale à cet effet. En cas d’intérêts légitimes, examinez aussi les intérêts et les droits des personnes concernées.
Ne promettez pas la suppression immédiate de toutes les données après un cours si vous devez conserver des factures. À l’inverse, ne promettez pas une conservation illimitée. Discutez des durées adaptées avec un spécialiste de la protection des données et, pour les documents fiscaux, avec votre conseil fiscal. Les durées de courseplanner ne se transposent pas automatiquement à vos propres exports ou documents papier.
Comment rédiger une politique adaptée ?
Une bonne politique décrit votre activité précise et se comprend sans connaissances juridiques. Vous pouvez partir d’un texte actuel adapté à votre activité ; vous restez responsable de son exhaustivité et de son exactitude. Ne copiez pas simplement la politique d’un autre prestataire ou celle de courseplanner.
Les générateurs et l’IA peuvent aider à établir un plan ou un brouillon. Ils ne connaissent toutefois pas de manière fiable vos contrats, outils et procédures. Vérifiez l’actualité, le territoire juridique, les opérations couvertes et les droits d’utilisation d’un modèle. Ne transmettez pas de listes de participants ou de documents confidentiels à un outil quelconque. Un texte généré ne prouve pas qu’il a fait l’objet d’une vérification juridique.
- Effectuez l’inventaire de la section précédente et résolvez les questions ouvertes sur les fournisseurs et les durées de conservation.
- Organisez le texte par responsable du traitement, opérations, destinataires, conservation et droits. Une date ou un numéro de version facilite la mise à jour.
- Décrivez brièvement et concrètement chaque opération réelle. Supprimez les passages de modèle inadaptés et ajoutez les opérations manquantes.
- Faites vérifier par un spécialiste les incertitudes relatives aux bases juridiques, aux transferts internationaux, aux enfants ou aux données particulières.
- Comparez le texte aux paramètres techniques et aux procédures réellement suivies. Une formulation ne change pas une configuration système.
- Faites relire le texte par une personne sans connaissance préalable. Vérifiez ensuite les liens, l’adresse e-mail, la lisibilité sur mobile et le PDF exporté.
Comment enregistrer la politique dans courseplanner ?
Votre propre politique de confidentialité est obligatoire dans courseplanner. Pendant la configuration, puis dans les paramètres du prestataire sous « Contrats et protection des données », saisissez la dénomination juridique complète, l’adresse professionnelle et un e-mail public de confidentialité. Ces coordonnées sont destinées à la publication. N’ajoutez ni données de participants, ni mots de passe, ni notes internes.
Sous « Votre politique de confidentialité », choisissez le texte ou le PDF. Le texte doit contenir de 100 à 60 000 caractères. Le PDF ne doit pas dépasser 512 Kio et doit être statique et non chiffré, sans contenu actif ni pièces jointes intégrées. Un lien externe seul ne remplace pas le texte complet ou le PDF dans ce champ. Pour les PDF, privilégiez du texte sélectionnable et une structure lisible plutôt que de simples scans.
Vous pouvez utiliser des titres, du gras, de l’italique, du soulignement, des listes à puces, des listes numérotées et des liens. La limite de caractères concerne le texte visible. Vérifiez la mise en forme dans « Aperçu du texte » ; après l’enregistrement, elle est conservée dans la vue texte publiée.
Vérifiez l’aperçu ou votre PDF. Confirmez la publication et l’exactitude des informations. Les conventions du prestataire manquantes et le pouvoir de représentation sont confirmés séparément. « Enregistrer » exécute les étapes nécessaires. Une fois toutes les opérations réussies, « Suivant » vous mène à l’étape suivante. Enregistrer la politique de confidentialité seul ne publie pas encore votre profil de prestataire.
Lors d’une modification ultérieure, vous pouvez conserver un PDF existant et changer par exemple l’e-mail de contact. Une nouvelle version nécessite une nouvelle confirmation de publication. La société et l’adresse d’une convention existante ne peuvent pas être réécrites silencieusement ; un examen par le service client est prévu à cet effet.
Dans le même formulaire, vous gérez les mentions légales obligatoires, les conditions générales de cours facultatives et les informations de rétractation adaptées à vos offres. La politique de confidentialité ne remplace pas ces documents. La vue commune de vos documents juridiques publics fournit les liens vers les informations du prestataire et les documents de courseplanner.
Quand et comment les participants doivent-ils recevoir les informations ?
Lors d’une collecte directe, les informations doivent en principe être disponibles au moment de la collecte. courseplanner prévoit à cet effet la politique avant la saisie des données de réservation. Vos propres formulaires, e-mails et procédures sur place doivent aussi convenir ; un lien présent quelque part sur un site ne règle pas toutes les situations.
Si quelqu’un réserve pour une autre personne, vous devez aussi assurer l’information de celle-ci. En cas de collecte indirecte, les exigences de l’article 14 du RGPD s’appliquent : en principe dans un délai raisonnable, au plus tard dans un mois, ou plus tôt en cas de communication ou de divulgation antérieure. Les exceptions s’examinent au cas par cas ; le délai d’un mois n’est pas un report général.
Pour les enfants, la langue et le moyen d’information doivent être adaptés à l’âge et tenir compte du rôle des représentants légaux. Un message uniquement adressé à la personne qui réserve ne prouve pas automatiquement que toutes les personnes concernées ont été informées. Documentez votre mode d’information.
La case de publication du formulaire prestataire confirme vos informations. Elle ne constitue pas le consentement des participants. Toute utilisation supplémentaire nécessitant un consentement exige une procédure adaptée distincte.
Quelles erreurs éviter ?
Évitez une politique limitée aux cookies du site si elle ne couvre pas les réservations et l’activité de cours. Évitez aussi les listes de services tiers que vous n’utilisez pas, les promesses générales sur les lieux de stockage et les durées de conservation, ou un consentement obligatoire pour tout.
Ne publiez pas de noms de participants, de descriptions de cas individuels, de diagnostics ou d’autres données confidentielles. Les conditions des prestataires courseplanner excluent les offres médicales ou expressément liées à une maladie, ainsi que la collecte de données de santé. Un paragraphe dans la politique de confidentialité ne lève pas cette restriction.
Utilisez les messages de cours pour le cours réservé. Votre propre politique de confidentialité n’autorise ni toute publicité ni les messages poursuivant une autre finalité. Examinez les nouvelles finalités avant de les introduire et adaptez à temps les informations et les procédures réelles.
L’acceptation d’un fichier ou un état d’enregistrement vert vérifie des conditions techniques, pas l’exhaustivité juridique de votre texte.
Où obtenir de l’aide ?
Pour une vérification adaptée à votre activité, adressez-vous à un avocat expérimenté en droit de la protection des données. Un délégué à la protection des données déjà désigné ou un conseil qualifié peut notamment vous aider pour l’inventaire, les rôles, les procédures et les obligations d’information ; précisez l’étendue exacte de sa mission.
La Datenschutzkonferenz fournit les liens des autorités de contrôle fédérales et des Länder. Vous y trouverez des orientations officielles et des interlocuteurs pour les questions de compétence. Pour de nombreuses activités privées de cours, une autorité du Land est compétente ; en Bavière, les secteurs public et privé sont séparés. Une autorité ne remplace pas une mission individuelle de rédaction de contrat ou de texte.
La BRAK permet de vérifier l’inscription au barreau et de trouver les voies de recherche d’un avocat. L’annuaire n’est pas un label de spécialisation en protection des données. Demandez au conseil son expérience des prestataires de cours, des réservations en ligne et des services que vous utilisez.
Pour les questions sur le champ de saisie, le format PDF ou une erreur d’enregistrement, le service client courseplanner vous aide via le lien de contact en bas de cette page. Une aide technique n’est pas une validation juridique personnalisée. Dans votre demande, indiquez l’étape concernée et un message d’erreur expurgé ; n’envoyez aucune donnée de participant.
Liste de vérification avant publication
Reprenez ces points après chaque modification importante. Conservez la version vérifiée pour votre propre documentation et désignez la personne chargée des mises à jour futures.
- Le nom juridique, l’adresse et le contact de confidentialité sont exacts et joignables.
- Toutes les opérations réelles, les catégories de personnes concernées et les services utilisés sont pris en compte.
- Les finalités, bases juridiques, destinataires, éventuels transferts vers des pays tiers et durées de conservation sont clarifiés.
- Les droits et les moyens d’information, y compris pour les personnes inscrites par quelqu’un d’autre, sont décrits clairement.
- Le texte et les paramètres ne se contredisent pas ; aucune donnée confidentielle n’est incluse.
- Le fichier est lisible et l’enregistrement technique a réussi. Les questions juridiques ouvertes sont résolues avant que vous vous appuyiez sur le texte.
Sources et date
Recherche vérifiée le 16 octobre 2026. Les dispositions en vigueur et votre situation précise font foi. La fiche DSK liée est datée du 16 janvier 2018 et sert d’orientation ; elle ne constitue pas une validation actuelle de votre cas individuel.
Mention de la source de l’orientation DSK : Conférence des autorités indépendantes de protection des données de l’État fédéral et des Länder (Datenschutzkonferenz). Licence de données Allemagne – attribution – version 2.0. Les explications de cette page constituent une présentation indépendante adaptée aux prestataires de cours.